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DOKUMENTENMANAGEMENT

Effizienz für Ihre Dokumente und Geschäftsprozesse durch Dokumentenmanagement

Ein Dokumentenmanagement (DMS) strukturiert und optimiert den Umgang mit Informationen. Sämtliche Prozesse zwischen Unternehmen, Mitarbeitern, Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern lassen sich digital automatisieren und abbilden. Dies vereinfacht die Organisation und Verwaltung wichtiger Dokumente und Informationen erheblich. Die Digitalisierung von Arbeitsabläufen beginnt mit der automatischen Erfassung, Verarbeitung und Archivierung von Belegen, wie z.B. bei der Rechnungseingangsprüfung.

Intelligente
Ablage

Das System erkennt, kategorisiert und verarbeitet Dokumente automatisch und legt sie kontextbezogen ab.

Effiziente
Suche

Mithilfe der integrierten Suchmaschine und diverser Filteroptionen können Sie gezielt nach verschiedenen Kriterien recherchieren.

Gesetzeskonforme Archivierung

Dokumente werden vollständig, nachvollziehbar und unveränderbar revisionssicher archiviert.

Die Effizienz eines DMS erstreckt sich von der automatischen Kontrolle und Steuerung des Dokumentenflusses bis hin zur schnellen und sicheren Bereitstellung der Informationen. Zudem ermöglicht das System einen nahtlosen Datenaustausch mit externen Anwendungen wie ERP, CRM oder DATEV. Moderne Unternehmen benötigen transparente und effiziente Prozesse, die eine problemlose Zusammenarbeit mit externen Geschäftspartnern gewährleisten. Ziel ist es, die richtige Information zur richtigen Zeit in der gewünschten Form am richtigen Ort bereitzustellen.

OCR-Technologie für durchsuchbare Dokumente

Leistungsstarke Texterkennungssysteme (OCR) machen digitalisierte Dokumente durchsuchbar. Ein DMS ersetzt nicht nur Papierdokumente durch digitale Daten, sondern verwandelt sie in wertvolle, indexierte Informationen, die jederzeit per Knopfdruck abgerufen werden können.

 

Schnellere Verfügbarkeit von Informationen

Ein modernes DMS indexiert archivierte Dokumente automatisch. Durch die leistungsfähige Suchfunktion finden Mitarbeiter die benötigten Informationen in Sekundenschnelle. So können sie Schritt für Schritt die Vorteile der digitalen Prozesse in ihren Arbeitsalltag integrieren, ohne gewohnte Abläufe komplett umstellen zu müssen. Dies erleichtert die Akzeptanz. Ein DMS sorgt dafür, dass alle Dokumente digital vorliegen und ohne Medienbrüche verfügbar sind. Nur berechtigte Personen erhalten Zugriff, was einen schnellen und reibungslosen Informationsfluss sowie die Schaffung effizienter Prozesse ermöglicht.

 

Flexibilität und Anpassbarkeit

Der Mittelstand lebt von Individualität und Flexibilität – genau diesen Anforderungen werden DMS-Programme durch ihre Konfigurierbarkeit und individuelle Anpassbarkeit gerecht. Gleichzeitig halten sie sich konsequent an Standards, sodass die Betreuung nach einer überschaubaren Implementierungsphase durch Ihre IT-Fachleute erfolgen kann. Dank der intuitiven Benutzeroberfläche ist der Schulungsaufwand für Ihre Mitarbeiter gering. Unabhängig von der Unternehmensgröße – unser DMS wird in kleinen ebenso wie in großen Unternehmen erfolgreich eingesetzt!